企業という組織体においては、個人ですべてを決済することはまずありません。上司の確認を持って、決済を取った上で業務を推し進めていくはずです。こういった社内での許可申請において発生するのが文書です。企業で仕事をするということは、必ずこの文書が発生するものなのです。この文書により発生する業務を効率的に執り行えるように繋ぐのがワークフローシステムになります。もちろん、ワークフローシステムを導入すれば業務完了後の文書そのもの補完・活用にも活かされます。
すなわち、この文書「作成」から「保管」までを素早く行うことが、業務効率化のポイントになります。この文書管理を効率的に行えるのが文書管理システムです。保存した文書の管理・検索が簡便になることで、業務から離れた書類であっても必要になったらすぐに探すことが出来るようになります。文書管理システムはただの文書の電子化ではありません。電子文書化して保管するのが目的ではなく、保管するまでの業務手続きまでも電子化しているのです。
ワークフローシステムの導入で業務改善を行うためには、文書と業務の関係性を明らかにする必要があります。どのように文書が発生し、どのような業務ルートを通るのが最短なのかを理解することで、ワークフローを明らかにし、改善のための糸口が見つかるのです。例えば、ダイキン工業のワークフローシステム「SpaceFinder」では個々の業務に対応するワークフローを作成しながら、業務の流れをの間にトリガーをかけたり、共通する情報や設定を引き継ぐことも可能です。業務の流れ全体を一つの案件として進捗管理したり、個別の情報も引き継ぐことが可能なことから、複雑なワークフローにも対応できるサービスとなっています。
